„A home office és a hibrid munkavégzés miatt ma már az esetek nagy részében a videóhívás jut az eszünkbe egy fentihez hasonló szituációban” – mondta Luck Dookchitra, a Leapsome alelnöke. Ez azt jelenti, hogy meg vannak számlálva a telefonos hívások napjai? Hogyan befolyásolja ez a munkahelyi kommunikáció jövőjét? Honnan tudjuk eldönteni, mikor érdemes inkább a telefonhíváshoz ragaszkodni a videóhívás helyett?

A munkahelyi szakértők szerint mindennek megvan a maga helye és ideje. Fontos tudni, mikor ajánlatosabb egy telefonbeszélgetést lefolytatni és mikor megfelelőbb a videohívás. Az egyik ökölszabály szerint akkor érdemes a videóhívást választani, amikor még nem ismerjük jól a másikat, akár egyáltalán nem is találkoztunk még vele, míg telefonálni olyan emberekkel érdemesebb, akiket már jól ismerünk. Egy másik irányelv a találkozó hosszától teszi függővé a választást. Ha csak egy gyors beszélgetésről van szó, egy telefonhívás is megfelelő. Ha azonban több mint 20-30 percig tart a megbeszélés, akkor érdemes videóhívásra váltani.

Ha egyszerre sok embernek kell részt vennie egy hívásban, vagy ha az emberek több különböző országból telefonálnak, logisztikai szempontból és a nemzetközi díjak elkerülése végett is a Zoom vagy a Google Meet használata lehet célszerűbb. Ez akkor is hasznos, ha képernyőn megjelenő tartalmakat szeretnénk megosztani, vagy prezentációkat kell tartani.

„Vannak olyan helyzetek, amikor az emberek nem tudnak részt venni egy videóhívásban (pl. a háttérben ott nyüzsögnek a gyermekek), ezért érdemes a másikkal egyeztetni, megfelelő-e neki a videóhívás” – tette hozzá Dookchitra. Mindezen okok miatt fontos, hogy egyértelműen közöljük a kommunikáció preferált módját. Dookchitra azt javasolja, hogy a vezetők legyenek őszinték azzal kapcsolatban, hogy mikor van szükségük videóhívásra (és hogy a kamerákat be kell-e kapcsolni), de biztosítsanak rugalmasságot, és ezt egyértelműen kommunikálják.

„Ha például egy nagy csapatmegbeszélésről van szó, amely havonta egyszer kerül megrendezésre, és az egésznek az a lényege, hogy mindenki arcát lássuk, beszélgessünk és kapcsolatot teremtsünk egymással, fontos tudatosítani, hogy elengedhetetlen a bekapcsolt kamera” – fejtette ki Dookchitra.
Jacob Eidinger, a Crumiller P.C. peres ügyekkel foglalkozó cég marketing- és kommunikációs igazgatója egyetért azzal, elengedhetetlen, hogy a vezetők kommunikálják a dolgozóik felé, mikor és miért részesítik előnyben a videohívásokat.

Esszenciális az egyértelmű kommunikáció

Azt is hozzáteszi, hogy néha a telefon a leghatékonyabb kommunikációs mód, ugyanis a videóhívások állandósíthatják a munkahelyen jelenlévő előítéleteket. Például azokon a tudatalatti jeleken keresztül, hogy a hívott személy mit visel, mit/kit látunk a háttérben, de a szoba típusa is befolyással bírhat. Azt a példát is felhozza Eidinger, mikor egy láthatóan fiatalabb személy jelentkezik be a hálószobájából a videóhívásba. Őt igazságtalanul tapasztalatlannak fogják érzékelni a hívás többi résztvevőjéhez képest, akik esetleg egy irodában tartózkodnak.

Ha a vezetők törekszenek a fentiekhez hasonló árnyalatok megértésére, és ehhez igazítják a távmunkára vonatkozó protokollok kialakítását, mindenki számára jobb munkakörnyezetet teremthetnek. Ehhez a vezetőknek időt kell szánniuk arra, hogy kitalálják, mely kommunikációs módszerek a leghatékonyabbak a csapatuk számára. „Úgy gondolom, hogy a vezetők feladata, hogy jó példát mutassanak, és közöljék az alkalmazottaikkal, mikor megfelelőbb telefonhívást kezdeményezni, és mikor videohívást” – zárja gondolatait Eidinger.

Forrás: Worklife