Termelő vállalatok minőségügyi vezetői rendszeresen átélik azt az élményt, amikor megrendelőik egy gyors gyárlátogatás eredményeképp rendkívül részletes, megfigyelésekre és adatokra támaszkodó értékelés alapján döntik el, hogy kialakítanak-e üzleti kapcsolatot a céggel. Nem meglepő, hogy ebben is a japánok járnak az élen: amíg a gazdasági szakértők az irodákban tárgyalnak, addig a mérnökök az üzemépületben feltűnés nélkül ellenőrzik a gyártóberendezések állapotát, az anyagáramlási útvonalak egyértelműségét, vagy egyszerűen „csak” az általános tisztaságot.

Saját felhasználásra is hasznos

A standard beszállítói auditok leginkább az elektronikai és az autóiparban terjedtek el. Egy beszállító cégnek a megrendelő által meghatározott tartalmú vizsgálatokon kell átesnie – ha több ilyennek is szállít, akkor mindegyik megrendelő más-és más dolgokat is vizsgálhat. Ugyanakkor például a gyógyszeriparban a nemzeti hatóságok által előírt vizsgálatok a jellemzőek: egy Magyarországon működő, de például az USA-ba is exportáló gyógyszeripari vállalatnak meg kell felelnie a magyar előírásoknak, a megrendelő vállalat elvárásainak és az USA ellenőrző hivatalának is. Ami a gyógyszeripari, elektronikai vagy autóipari cégek gyakorlatában mindennapos jelenség, az más iparágakban még nem annyira elterjedt gyakorlat. Pedig az ilyen típusú vizsgálatok nagyon hasznosak a műszaki vagy minőségi jellegű fejlesztési célok meghatározásához, bár általában csak egy termékre vagy egy kiemelt problématerületre összpontosítanak.

Az ilyen „Quick Performance Audit – Gyors teljesítményelemzés” típusú vizsgálatok közös jellemzője, hogy a vizsgálatot végző csoport 2-3 hét elemzés és 1-2 gyárlátogatás tapasztalatai alapján rendkívül alapos értékelést tud adni az üzem működéséről, beleértve az esetleges megtakarítási lehetőségek számszerűsítését is.

Teljes átvilágítás

A Quick Audit a folyamatok hatékonyságát egy előre elkészített értékelő rendszerrel tudja mérni. Ebben természetesen szerepelnek pénzügyi jellegű teljesítménymutatók, de a hangsúly a nem-pénzügyi adatokon van: átfutási idők, kapacitás-kihasználtsági adatok, selejtszázalék, készletszint, hiányzási ráta. Olyan mutatók, amelyek javításával egyértelműen javul a pénzügyi eredményesség, viszont alkalmazásuk sokkal érthetőbbé és könnyebben kommunikálhatóvá teszik a fejlesztési célokat a nem gazdasági végzettségű munkatársak számára is.

A Quick Audit-ok több síkon világítják át egy vállalat működését. A vizsgálatot végző csoport általában nem csak belső munkatársakból áll, hanem kiegészül az iparági gyakorlatot jól ismerő külső szakértőkkel is. Általában a következő standard területek elemzésére kerül sor:

Vevő- és termék profitabilitás vizsgálat
Itt azt vizsgálják, hogy a vállalat termékportfóliója valóban azokat a termékeket tartalmazza-e, amelyet a piacon nyereséggel lehet értékesíteni. Szintén elemzés tárgya, hogy mely vevőkön nyer, mely vevőkön veszít a vállalat. Az élelmiszeriparban például nem ritka, hogy a termelők a kiskereskedelmi láncok nyomására sokféle engedményt biztosítva tudják csak értékesíteni termékeiket, egy-egy akció érdekében akár a profitról is lemondva. Ha azonban a kapacitásokat veszteséges termékek gyártása, illetve készletezése érdekében kötik le hosszabb távon, akkor a későbbi nyereség realizálása kerülhet veszélybe. Ennek érdekében a Quick Audit során nemcsak az egyedi termék- és vevőszintű fedezeteket vetik össze, hanem azt is vizsgálják, hogy a vállalat költség- és eredményszámítási rendszere egyáltalán képes-e megfelelő pontosságú kalkulációkkal támogatni a vezetői döntéshozatalt.

Az alapfolyamatok elemzése
A Quick Audit az alapfolyamatok hatásosságának és hatékonyságának vizsgálatára is kitér. A folyamatok elemzése elsősorban azon tevékenységekre összpontosít, amelyek szorosan kapcsolódnak a tényleges termék-előállításhoz – értékesítés, termelés, beszerzés, termék-tervezés, stb. - ezért is hívják őket alapfolyamatnak. Ellenőrizendő, hogy a vállalat valóban csak olyan tevékenységeket folytat, amelyeket ügyfelei hajlandók megfizetni (hatásosság), illetve az erőforrásokat gazdaságosan használják-e fel (hatékonyság). Mai divatos kifejezéssel itt a vállalat „karcsúságát” (lean) vetik górcső alá, azaz azt elemzik, hogy milyen az értékteremtő és nem értékteremtő tevékenységek aránya. Nem értékteremtő tevékenység nagyon sokféle lehet egy termelő vállalat esetében. Ilyen lehet például az újbóli összeszerelés selejtgyártás miatt, és az ehhez kapcsolódó minőség-ellenőrzés, hiszen amennyiben már a folyamatok közben biztosítjuk a „nulla hibás gyártás” feltételeit, akkor nincs szükség a végtermék részletes ellenőrzésére, illetve a problémás darabok szét- és összeszerelésére.

Szintén nem tartozik az értékteremtő folyamatok közé a készletezés. A klasszikus just-in-time (JIT) elmélet azt mondja, hogy minden készletben álló alap- vagy végtermék pazarlás, ezért a szállítások pontos ütemezésével vagy a minimális sorozatméretek ütemezésével kell meggátolni a készlet kialakulását. Bizonyos iparágakban, illetve technológiák esetében azonban gyártásszervezési vagy méretgazdaságossági okok miatt nincs értelme a kis sorozatok gyártásának. Azt viszont mindenképpen lehet és kell elemezni, hogy a megrendelések, a kereslet, illetve a beszerzési lehetőségek milyen készletezési politikát tesznek lehetővé.

Azok a tevékenységek sem számítanak értékteremtőnek, amelyeket más külső szolgáltatók hatékonyabban tudnak elvégezni. Még a termeléshez közeli folyamatok esetében is előfordulhat, hogy bizonyos szolgáltatók gyorsabban, olcsóbban, vagy jobb minőségben tudnak ellátni egyes tevékenységeket – ilyen lehet például az anyagmozgatás (gyáron belüli, gyár és a raktár közti anyag, raktáron belül), a befejező csomagolás, illetve kiszerelési tevékenységek (kommissiózás), bizonyos karbantartási vagy beruházási folyamatok.

Irányítási és munkaszervezet
A karcsúság vizsgálata a szervezeti struktúrát és a vezetési rendszereket, technikákat is érinti. Egy modern termelő vállalat – akár több ezer fős létszámmal is – kiválóan megszervezhető maximum 3-4 vezetési szinttel. A kulcs az egy hierarchiaszinten levő vezetők, illetve szervezeti egységek közös munkájának megszervezésében rejlik. Ezt szolgálják a folyamatalapú csoportok, amelyekben több funkcionális terület képviselője dolgozik együtt projektszerűen, az éppen aktuális termelési vagy fejlesztési projekt céljainak megfelelően. A Quick Audit során a szervezeti felépítést, az alkalmazott teljesítményértékelési és motivációs rendszert hasonlítják össze az iparági legjobb gyakorlattal, és azt vizsgálják, van-e fejlesztési lehetőség.

(Forrás:  IFUA Horváth & Partners)