Látványosan átalakult az elmúlt években az irodahasználat, a bérleti döntések azonban sok helyen még mindig régi beidegződésekre épülnek. A munkavállalók egy része csak a hét bizonyos napjain dolgozik az irodából, a fix munkaállomások szerepe csökkent, miközben az ingatlan továbbra is az egyik legnagyobb vállalati költségtétel. Ebben a helyzetben különösen sokat számít, hogy egy vállalat pontosan tudja-e, mire fizet: valóban szüksége van-e a teljes bérelt területre, vagy az iroda egy része rendszeresen kihasználatlan marad.

Erre a problémára kínál megoldást az iO Partners iO4Workplace nevű szolgáltatása. A saját fejlesztésű eszköz azt a kérdést fordítja le számszerű döntési helyzetté, amely sok vállalatnál ma is nehezen megválaszolható: mekkora irodára van valójában szükség? Az iO Partners tapasztalatai szerint az irodaterületek jelentős része sokszor kihasználatlan maradhat egy átlagos munkanapon, a globális irodahasználat pedig jóval elmarad attól, amit a korábbi, állandó jelenlétre építő tervezési logika feltételezett. Ez azt jelenti, hogy sok cég olyan négyzetméterekért is fizethet, amelyek nem segítik érdemben a munkát vagy az üzleti értékteremtést.

Ezzel szemben az iO4Workplace öt kérdés alapján, kevesebb mint egy perc alatt készít becslést, és több lehetséges irodahasználati forgatókönyvet is összevet. A fejlesztés azonban nem egyszerű területkalkulátor: inkább döntéstámogató eszköz, amely a vállalat működési modelljét, a munkavégzési szokásokat és a különböző irodai elrendezések költségvonzatát térképezi fel.

„A cél az, hogy a vezetők gyorsabban lássák: egy adott létszámhoz, jelenléti mintához és működési igényhez milyen területi alternatívák kapcsolódhatnak” – szögezte le Agócs Balázs, az iO Partners Workplace Services CEE & SEE területének vezetője. Hozzátette: nem törekszenek arra, hogy minden céget ugyanabba az irodamodellbe tereljenek, hanem le akarják egyszerűsíteni az irodatervezés összetett kérdéseit, hogy a lehető legjobban bemutassák, miként járul hozzá a munkahely az üzleti sikerhez.

A fejlesztés az iO Tech, az iO Partners digitális tanácsadási platformjának egyik kiemelt projektje és szolgáltatása. A vállalat szerint az eszköz különösen azoknak a cégeknek lehet hasznos, amelyek irodabérleti szerződés megújítása, költözés, létszámbővítés vagy hibrid munkarend finomhangolása előtt állnak. Ilyenkor ugyanis néhány száz négyzetméter eltérés is érezhető költségkülönbséget jelenthet.

Az iO4Workplace arra is tökéletes példa, hogyan kap egyre nagyobb szerepet kap az irodapiaci döntésekben az adat. Agócs Balázs szerint a kérdés már nem pusztán az, hogy hol legyen az iroda, hanem az is, milyen munkát támogat, mennyire rugalmasan használható, és indokolja-e a költségét. A hibrid működés tartós jelenléte mellett azok a vállalatoknak van versenyelőnye, amelyek az irodára nem adottságként, hanem folyamatosan optimalizálható üzleti eszközként tekintenek.

| IO Partners via irodakereso.hu