Mivel az elmúlt években számos vállalat állt át a heti 1-2 nap irodai munkára, és a hét jelentős részében akár otthonról is dolgozhatnak a munkavállalók, a dedikált irodai munkaállomások gyakorlatilag feleslegessé váltak. Az úgynevezett shared desk (megosztott munkaállomás) koncepciója szerint több munkavállaló felváltva használhat egy asztalt – erre a megoldásra akkor lehet szükség, ha a szervezet kevesebb munkaállomással rendelkezik, mint ahány irodai dolgozója van.

Ez történhet úgy is, hogy a kollégák váltott heteken járnak be, és reggelente elfoglalnak egy éppen üres széket, de úgy is, hogy online rendszerben előre lefoglalják a helyüket. Valamivel nagyobb káoszt okozhat az úgynevezett hot desk megoldás, azaz, amikor egyes asztalokat csak adott időszakra – például akár a napon belül csak pár órára, váltott műszakban vagy csak egy adott napra – is lefoglalhatnak a munkavállalók. Ehhez már mindenképpen jól kialakított foglalási rendszerre van szükség, pláne, ha kevesebb az asztal, mint a munkavállaló. A kevesebb állomás mindenesetre nem csak helytakarékos, de fenntarthatóbb megoldás is a folyamatosan fenntartott asztaloknál.

Leáldozott az open office-nak

Éppen ezért a hatalmas, közös légterű open office-ok helyett hosszú távon inkább kisebb csapatszobákra, privát dolgozóhelyekre lesz szükség, ahová el lehet vonulni, amikor koncentráltan kell dolgozni. A kreativitásra továbbra is a közös nagy tárgyalók adhatnak megfelelő teret. Ez viszont új problémát szül: a helyiségek lefoglalásának szervezési igényét.

Könnyen megtörténhet, hogy a közeljövőben nem csak a privát asztalunkról, de a saját használatú közlekedési eszközünkről is le kell majd mondanunk. Egyre népszerűbb ugyanis a céges közlekedési eszközök megosztása, ami lehetőséget ad arra, hogy azoknak a munkavállalóknak, akiknek a tevékenysége igényli, mindig legyen elérhető járműve. Ez jellemzően a céges autót jelenti, de ma már rollerek, biciklik is bekerülhetnek a megosztott eszközök közé. A megosztott autók és egyéb közlekedési eszközök több, vagy akár mindegyik kollégának elérhetők, és adott időszakra lefoglalhatók egy erre kialakított rendszerben. A közlekedési eszközök megosztása nem csak fenntarthatóbb, de költséghatékonyabb is a saját járműveknél.

Azzal, hogy a csapat fele otthonról, a másik fele pedig az irodából dolgozik, minden korábbinál fontosabbá váltak azok a digitális felületek is, ahol az elvégzett munkát és a közös tudást megosztani lehet. Az online megosztott információk ráadásul a hatékonyságot is növelhetik: ha egy cég egy közös felületen hoz létre tudásbázist, az jelentős mennyiségű időt spórol meg a csapatnak, hiszen így a felhasználók önállóan és gyorsan megtalálhatják a választ felmerülő kérdéseikre.

Mindez akkor működik a legjobban, ha ezeket a folyamatokat, a szükséges eszközöket és szolgáltatásokat nem külön-külön, hanem egy közös rendszerben lehet kezelni. Az ilyen, integrált tudásbázissal rendelkező szolgáltatásmenedzsment-rendszerben a felhasználók ráadásul értékelhetik is, hogy a jelzett megoldások valóban megfelelőek-e, így a cég gyorsan kiszűrheti a hibákat, és a változtatásokat azonnal bevezetheti a teljes cégben – hiszen mindenki látja azokat.

„Bár tudjuk, hogy a céges eszközök, helyiségek és rendszerek közös, rugalmas használata költséghatékonyabb és környezettudatosabb annál, mint amikor mindenkinek mindenből sajátja van, igazán akkor tudunk előre lépni, ha a kollégák is nyitottak erre a megközelítésre. Ehhez nem csak az eszközeinket, de a gondolkodásunkat is át kell alakítanunk” – mondta Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője.