Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók.

Így a helyes gyakorlat a személyazonosító okmányok bemutatása során az lehet, hogy az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti az okmányokat, megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló aláír.

Az okmányok fénymásolását ugyanakkor bizonyos esetekben jogszabály írja elő – fogalmazott a BDO Legal adatvédelmi szakértő partnere. Simon Emese Júlia szerint ilyen például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása, amelynek során a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni és azt megőrizni.

Továbbá ugyancsak jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítására vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát. Jogszerű indok a másolatkészítésre, ha banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatt a vízum intézése érdekében kell fénymásolni. A másolatkészítés általános jelleggel ugyanakkor nem tekinthető jogszerűnek.

A BDO Legal emellett arra figyelmeztet, hogy bár a NAIH az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt eddig nem szabott ki bírságot, azonban erre a GDPR szerint húszmillió euróig van lehetősége.

(Forrás: www.magyarnemzet.hu)