Sok vállalatvezető nem szívesen határozza el magát a könyvelőváltás mellett, elsősorban a régi személyes kapcsolatokra, a megszokásra és a bizalmas adatok átadásától való félelemre hivatkozva. Vagyis az érzelmi faktor gyakran felülírja a racionalitást. Pedig a szakértői tapasztalatok szerint amikor a pénzügyi működés észrevétlenül megszokásalapúvá válik, akkor az adatok pontossága romlik, a riportok már nem a vezetői döntésekhez igazodnak, és a könyvelés egyre inkább követi, nem pedig támogatja az üzletmenetet.

„Sok esetben azt látjuk, hogy a vállalat egyszerűen kinövi a korábbi pénzügyi működését. A megszokások átveszik az irányítást a tudatos kontroll felett, a könyvelési struktúra nem követi le a változást” - mutatott rá az ICT Európa Finance Zrt. szakmai igazgatója, partnere. „Egy bizonyos cégméret felett a megszokásalapú könyvelés már nem biztonság, hanem kockázat. Ilyenkor a váltás már elengedhetetlen” – tette hozzá Szabó Csaba.

A szakértő felhívta a figyelmet arra is, hogy a modern adózási környezetben – ahol a NAV rendszerei valós időben látnak rá a számlázásra – a könyvelés már nem csupán a múlt dokumentálása.

„A technológiai szakadék az egyik legnagyobb buktató, fontos, hogy a könyvelő használja ki az automatizáció és a NAV-adatkapcsolat előnyeit!” – tette hozzá.

Miért éppen január?

Bár könyvelőt az év bármely szakaszában lehet váltani, a január stratégiai előnyt kínál ebben a folyamatban. Ez az az időszak, amikor a pénzügyi struktúra a nulláról, tiszta logikával építhető fel az egész hátralévő évre.

„Januárban nem egyszerűen szolgáltatót választunk, hanem eldöntjük, hogy a következő 12 hónapban mennyire lesznek megbízhatóak az adataink. Ilyenkor nem toldozunk-foltozunk, hanem tiszta struktúrával indulunk. Aki most lép, az a teljes évi pénzügyi biztonságát alapozza meg” – tette hozzá a szakértő.

A legfontosabb kérdések évkezdetkor

Az ICT Európa Finance Zrt. szakmai igazgatója, partnere szerint minden döntéshozónak érdemes feltennie egyetlen kérdést az év elején: „A jelenlegi pénzügyi működésünk valóban azt a céget szolgálja, akik ma vagyunk – vagy csak azt, akik évekkel ezelőtt voltunk?”

A kockázat ugyanis nem a váltásban rejlik, hanem abban, ha a vezetés olyan adatokra támaszkodik, amelyek már nem elég pontosak vagy nem tükrözik a valóságot. Szabó Csaba kiemelte, hogy a könyvelőváltástól való félelem mára okafogyottá vált: a felhőalapú megoldások és a digitális adatátvitel korában az átállás már nem okoz fennakadást a napi operációban.

A szakértő egy konkrét, tavalyi esetet is megosztott, amely jól példázza a halogatás veszélyeit.

„Egy több milliárd forintos éves árbevétellel rendelkező, dinamikusan növekvő magyar középvállalat vezetése az év utolsó negyedévében ismerte fel: elveszítették a kontrollt a saját számaik felett. A vállalatnál a riportok nemcsak késtek, de eltérő logika mentén készültek, és nem adtak megbízható alapot a vezetői döntésekhez. A döntés végül januárban született meg. Nem vártak tovább a következő negyedévig, felismerték, hogy a januári váltással nemcsak egy új szolgáltatót kapnak, hanem lehetőséget a tiszta struktúrára a teljes pénzügyi évben.”

Az ICT Európa Finance Zrt. a magyar tanácsadói piac meghatározó szereplője, amely komplex könyvelési, bérszámfejtési és adótanácsadási megoldásokkal támogatja a közép- és nagyvállalati szektort. A cég hitvallása a digitalizáció és a szakértői kontroll ötvözése a fenntartható üzleti növekedés érdekében.