Ezzel a trenddel szöges ellentétben állt az a folyamat, ami leginkább 2021–2022 környékén, a járványügyi korlátozások feloldása után volt megfigyelhető. "A Covid után, amint lehetett, mindenki rendezvényt akart szervezni és nagyon rövid leadási határidővel kellett kiszolgálni a hirtelen felmerülő igényeket" – mesélt tapasztalatairól Farkas Orsolya, a Creative Pro ügyvezetője. 

"2021 őszén, amikor még elvileg járvány volt, szeptembertől decemberig durvább szezonunk volt, mint 2019-ben" – erősítette meg a piac nagyon gyors visszapattanását Fazekas F. János, a Hotel Premio Group növekedésért felelős igazgatója. Szerinte ez elsősorban annak tudható be, hogy a kormányok rengeteg pénzt öntöttek a gazdaságba, és egész egyszerűen túlfűtötték az iparágat. Most kezd belassulni a piac, elsősorban anyagi okok miatt – hangzott el. 

Még mindig a timing a kulcs

Az idő így is kulcsfontosságú tényező maradt: mivel erősödik a piaci verseny, így ha valaki nem akarja elveszíteni a potenciális ügyfeleit, gyorsan kell elkészítenie az ajánlatokat. Ez pedig sokszor a minőségi munka rovására megy. 

A problémafelvetésre néhány megoldási javaslat is érkezett a panel résztvevői részéről. A kiindulási pont a megrendelő edukációja. Fazekas F. János elmondta, sok ügyfél nem igazán tudja, hogy mi a menete egy konferencia megszervezésének, ezért maguknak a szolgáltatóknak a felelőssége, hogy ezt elmagyarázzák nekik.

 Sokan például a Covid alatt jöttek rá arra, hogy szeptember elseje előtt is lehet ajánlatot kérni az őszi üzleti konferenciákra, ami pedig nagymértékben megkönnyítheti a timing problémát. 

Egy másik fontos eleme az edukációnak, hogy a megrendelő egyből a megfelelő szervezethez forduljon. 

„Sokan külföldön sem tudják, hogy mit csinál például egy convention bureau. Erre azt szoktuk mondani, hogy egy hidat képez a szolgáltatók és az ügyfelek között, így ha minket keresnek meg először, akkor rögtön a megfelelő partnerekhez tudjuk őket irányítani" 

– magyarázta a Budapest Convention Bureau sales managere.

Ne az árral, hanem kreativitásukkal versenyezzenek a piaci szereplők

Az ügyféledukáció az árazás szempontjából is kiemelkedően fontos. Főleg a mostani gazdasági helyzetben, amikor egyre szűkösebbek a konferenciaszervezésre elkölthető büdzsék. Ebből nem ritkán adódnak félreértések a megrendelő és az ügynökség között. "Nagyon sokan ugyanabból a büdzséből szeretnék kihozni ugyanazt a minőséget, mint amit egy évvel korábban még megkaptak. Ez pedig a költségeink emelkedése miatt nem tartható, ilyenkor jön a meglepődés az ügyfél részéről" – mesélte a Creative Pro ügyvezetője. 

Mivel a piac erőteljesen árérzékeny, változatlan büdzsé esetén a meghívottak számának csökkentésével, vagy az ott alvás lehetőségének megszüntetésével lehet operálni, de sok ügyfél nem ezt választja, hanem „inkább azon imádkozik, hogy kevesebben jöjjenek el a meghívottak közül". 

A panel résztvevői szerint nem igazán vezet célra, ha egy cég az árversenyben szeretné lekörözni a konkurenciát. Ez ugyanis végső soron csak rosszabb minőséget jelent, és hosszabb távon a szolgáltatók így a saját iparágukat teszik tönkre. Érdemesebb lenne inkább a kreativitásra helyezni a fókuszt – hangsúlyozták.

Felkapott témák a mesterséges intelligencia és a fenntarhatóság 

Az új trendeket leginkább a konferenciák témájában lehet tetten érni. Egyértelműen a mesterséges intelligencia(MI)  és a fenntarthatóság számítanak most hot topicoknak – mondta Farkas Orsolya. Ezt Molnár-Győri Noémi is megerősítette: a lekérésekben öt-hat éve még a nyomát sem látták az ESG-nek, most viszont az egyik legmarkánsabb témakör. 

Utóbbiból azonban egyre több nehézség is származik, hiszen nagyon sokan olyan helyen szeretnének rendezvényt tartani, ahol a szálloda rendelkezik a megfelelő fenntarthatósági minősítésekkel. "Magyarországon rengeteg konferenciahelyszín működik, Budapesten és vidéken egyaránt, azonban az ESG-minősítések megszerzése, Nyugat-Európához hasonlóan, hazánkban is kihívást jelent" – tette hozzá a Budapest Convention Bureau sales managere.

Ami a mesterséges intelligenciát illeti, a rendezvényszervezői szakma már kezd túllendülni a ChatGPT újdonságán, és az MI a profilozás során is tud segíteni egy cégnek. A technológia ugyanis nagyon sokat hozzátesz ahhoz, hogy egy ajánlatot úgy lehessen kiküldeni, hogy az leginkább egyezzen az ügyfél igényeivel. A hurráoptimizmus magasra csapó hullámait Fazekas F. János igyekezett csillapítani, mondván 

az ügynökségek hetven százaléka még odáig sem jutott el, hogy CRM-rendszereket használjon. "Olyan technológiai fejlesztésekről van szó, amiket már tizenéve meg kellett vona ugrani"

 – jegyezte meg a Hotel Premio Group igazgatója. 

Persze a mesterséges intelligencia beillesztésének első lépése, hogy egyre többet beszéljünk róla, egyre többen megismerjék a működését és gazdasági előnyeit. Ez az igény pedig abszolút meglátszik a mai hazai üzleti konferenciapiacon. 

| Forrás: turizmus.com, Fotó: A panelbeszélgetés résztvevői: Molnár-Győri Noémi, Farkas Orsolya, Fazekas F. János (Restart 2024)