Az új törvény 2023. július 24-én lépett hatályba, és a 250 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztató vállalatoknak, valamint bizonyos jogszabályok (így például a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény) hatálya alá tartozó szervezeteknek, ezen időpontig kellett összhangba hozniuk gyakorlatukat és dokumentációjukat az új szabályozással. Ezzel szemben a közepes méretű cégeknek egy kicsit több idejük maradt: a legalább 50, de kevesebb, mint 249 alkalmazottat foglalkoztató egyéb munkáltatóknak 2023. december 17-ig kell megtenniük a szükséges intézkedéseket a megfelelés érdekében.

1. Mely munkavállalókat kell figyelembe venni a törvényben meghatározott létszám meghatározásakor?

A Panasztörvény szerint minden olyan foglalkoztatónak, amely 50 vagy több személyt ún. foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat, belső visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehoznia.

Fontos, hogy a foglalkoztatásra irányuló jogviszony fogalma tágabban értelmezendő, mint a munkaviszony fogalma, és magában foglalhatja például a megbízási vagy vállalkozási jogviszonyokat, feltéve, hogy az általuk ellátott tevékenység munkavégzés keretébe illeszthető. Ebből következően, nem csupán a hagyományos értelemben vett munkavállalókat, hanem a megbízottakat, vállalkozókat, valamint a vállalat által munkaerő-kölcsönzés keretében alkalmazott személyeket is vélhetően figyelembe kell venni annak a létszámnak a kiszámításakor, amely végső soron meghatározza a Panasztörvény szerinti bejelentési csatorna létrehozására vonatkozó kötelezettséget.

2. A cégen belül mely személyek bízhatóak meg a visszaélés-bejelentési csatorna üzemeltetésével? Mit jelent a gyakorlatban a pártatlanság követelménye?

Amennyiben egy adott cég nem szeretne élni a kiszervezés lehetőségével, akkor a rendszer működtetésével egy pártatlan belső személyt, vagy szervezeti egységet kell megbíznia. Kérdés azonban, hogy ki minősül pártatlannak, egyáltalán kinevezhető-e erre a pozícicóra egy munkavállaló, aki nyilvánvaló beosztottként ténykedik?

„Bár a pártatlanság definícióját sem a Panasztörvény, sem az annak alapjául szolgáló irányelv nem határozza meg, mi azt gondoljuk, hogy a pártatlanság egyfelől azt jelenti, hogy a bejelentéseket kivizsgáló személy nem lehet elfogult a feladatai ellátása során, nem tölthet be más olyan funkciót az adott cégnél, ami a visszaélések kivizsgálásával összeférhetetlen lenne, ne legyen utasítható és elbocsátható a feladatai ellátásával kapcsolatban vagy ezekre tekintettel” – magyarázza Bartal Iván. „Szerintünk tehát akár egy belsős munkavállaló is kinevezhető a rendszer működtetésére, de a fentieknek megfelelő szervezeti és jogi (szerződéses) garanciákat meg kell teremteni annak érdekében, hogy a kinevezett személy a visszaélések kivizsgálásával kapcsolatos tevékenységét valóban önállóan, függetlenül végezze, és ne kelljen a munkáltató részéről nyomásgyakorlástól tartania, utasításokat teljesítenie.” Ebből következik, hogy azok a pozíciók, amelyek elsődleges szerepe a munkáltatói érdekek képviselete és érvényre juttatása (pl. HR, compliance, jog, menedzsment) minden bizonnyal összeférhetetlenek lennének egy visszaélés-bejelentési csatorna vezetésével, mivel ezen személyek részéről nem biztosított és nem is várható el a pártatlan, független eljárás.

3. Kik és hogyan hozhatnak létre közös visszaélés-bejelentési rendszert?

A Panasztörvény értelmében azon foglalkoztatók, amelyek legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztatnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszert közösen is létrehozhatják.

Érdemes megjegyezni, hogy az új törvény ezen rendelkezése ellentmond a hazai szabályozás alapját képező whistleblowing irányelvnek, az ugyanis azt írja elő, hogy minden legalább 50 főt foglalkoztató jogi személy köteles belső bejelentési csatornát és eljárást létrehozni, akkor is, ha az ilyen jogi személyek egy vállalatcsoporthoz tartoznak. Az irányelv szerint csak az erőforrások megosztása (így a bejelentések fogadása és a kivizsgálások elvégzése) megengedett a vállalatcsoporton belül, de ez nem mentesíti az adott csoporthoz tartozó vállalatokat a saját rendszerük felállítása alól, amelynek a központi rendszerrel párhuzamosan kell működnie. Hogy ez az ellentmondás milyen hatással lesz a Panasztörvény hatálya alá tartozó magyar szervezetek jogi kötelezettségeire, az egyelőre még nem egyértelmű.

4. Mi a teendője azoknak, akik cégcsoport részeként már korábban bevezettek egy hasonló hotline-t?

Főleg a globális cégcsoportok hazai tagvállalataira jellemző, hogy a cégcsoport csoportszinten bevezetett panaszbejelentési rendszerét korábban a hazai cégekre is kiterjesztették.

A tapasztalataink szerint ezekkel a korábbi bejelentési csatornákkal az a fő gond, hogy a legtöbbjüket nem a Whistleblowing Irányelv és a Panasztörvény által meghatározott célra, módon és szabályainak megfelelően hozták létre, például több általunk látott nemzetközi szabályzat is a munkavállalók által tapasztalt visszaélések közvetlen felettesnek történő bejelentését szorgalmazza elsősorban, ami aligha biztosíthatja az ilyen ügyek pártatlan kivizsgálását.

Az 50 és 249 közötti munkavállalói létszámmal bíró cégek esetén elvileg elképzelhető, hogy a hazai rendszer szabályainak a Panasztörvényhez történő igazításával továbbra is a központi, csoportszintű rendszert működtessék tovább itthon. Ugyanakkor azon hazai cégek, akik több, mint 249 munkavállalóval rendelkeznek, 2023. július 24-étől már nem élhetnek ezzel a lehetőséggel, ezért itt mindenképpen egy önálló (offline vagy online alapokon nyugvó) visszaélésbejelentési rendszer bevezetése is javasolt, esetleg bizonyos (pl. a cég vezetését érintő bejelentésekkel kapcsolatos) ügyekben a megfelelően átalakított, központi rendszer megtartása mellett. Párhuzamos rendszerek üzemeltetése esetén természetesen ügyelni kell arra is, hogy ugyanabban az ügyben csak az egyik rendszerben lehessen bejelentést tenni, és a bejelentésre jogosultak tájékoztatásakor is ügyelni kell a körültekintő, egyértelmű tájékoztatás megadására.

5. Milyen szankciókra számíthat az, aki nem teljesíti határidőben a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozatalával kapcsolatos kötelezettségét?

Már európai országokkal ellentétben (pl. Szlovákiában vagy Csehországban komoly bírsággal számolhat az, aki ne teljesíti a helyi whistleblowing szabályozásban meghatározott kötelezettségeit) Magyarországon – egyelőre – nem kell pénzbírságtól tartania annak aki nem, vagy csak késve hozza létre a bejelentési rendszert. A hazai jogszabályok alapján a Panasztörvény betartását ugyanis a hazai foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi, amely bírságot nem szabhat ki, legfeljebb például a jogsértés tényét állapíthatja meg, és/vagy figyelmeztetést alkalmazhat.

„Ezzel együtt a múltbeli tapasztalataink alapján nem lennénk meglepődve, ha a fenti hatóság hamarosan körlevélben érdeklődne a Panasztörvény hatálya alá tartozó cégeknél, hogy hogyan és miként tettek eleget törvényi kötelezettségeiknek” – zárja az Oppenheim szakértője.

I Forrás: www.prolawyer.hu