Megdöbbentő, de a vállalkozások közel fele semmilyen üzleti tervvel nem készül! Inkább az informális terv jellemző a hazai vállalkozások körében (T-Systems, 2018.). Holott az üzleti terv készítésének rengeteg előnye van: mérhetővé teszi a vállalkozás eredményeit, és ami mérhető, az fejleszthető. Csökkenti a kockázatokat, könnyebb reagálni a váratlan helyzetekre.

Balogh Petya elárulta, hogy az első néhány évben ő sem tervezett, de kemény lecke volt rájönni, hogy nagyon könnyű felborulni, ha nincs egy terv sem. Persze az üzleti terv önmagában még nem garantálja a vállalkozás sikerét, ám az tény, hogy minden sikeres vállalkozás évente készít üzleti tervet. Valójában minden vállalkozásnak szüksége van üzleti tervre.

Miről szól az üzleti terv?

Nincs rossz módja az üzleti terv megírásának. A megfelelő üzleti terv az, amelyik a legjobban működik. Biros Levente a Mindig Többet ADNI című könyv szerzője, a Szemléletváltó Közösség alapítója szerint az üzleti terv a vállalkozás legfontosabb kérdéseire ad választ. Például hogy mekkora eredményt tervez a cég, és ehhez milyen erőforrásokra van szükség, és mit kell tenni, hogy elérjük: mennyit kell forgalmazni, gyártani, beszerezni, és mennyi a költsége, hány munkatársra van szükségünk, és mennyi pénzre a fizetésekhez, végül mindehhez mennyit kell értékesíteni, kiknek, milyen csatornákon, mekkora árréssel, és így tovább. Egy kisvállalkozásnál mindez általában néhány oldalban elfér.

Balogh Levente, a Szentkirályi Magyarország elnök-tulajdonosa arra figyelmeztet, hogy mára fontossá vált az alapanyagárak előre tervezése, ami eddig nem volt ennyire kritikus, de most már aktuális lett.

A koronavírus-járvány hatására az energia és a tengeri szállítás ára is sosem látott magasságokba emelkedett szinte pillanatok alatt, miközben elektronikai termékekből és építőanyagokból is megjelent az évtizedek óta nem tapasztalt áruhiány. Ez minden vállalkozás gazdálkodását akár egyik napról a másikra a feje tetejére tudja állítani. Ebben a gazdasági helyzetben pedig csak azok lehetnek sikeresek, akik folyamatosan nyomon követik a költségeiket és a bevételeiket.

Mikor kell tervezni?

A Szentkirályi Magyarországnál a hatodik és a kilencedik hónap között történik a következő év megtervezése – árulta el Balogh Levente. Azonban egy kkv ezt nem tudja megtenni. A Cápák között befektetőjének is van kisvállalkozása, ahol nagyjából az év utolsó hónapjában tudják összerakni a következő évi tervet.

Hasonló véleményen van Biros Levente is. Tapasztalata szerint a kkv-k az év végén és az év első hónapjaiban készítenek üzleti tervet. Az általa alapított vállalkozás, az onlinemarkaboltok.hu háztartásigép-webáruház is decemberben készíti el a következő évi üzleti tervét.

Nemcsak a cégünkre nézve, hanem magunkra nézve is kell valami, amivel mérjük magunkat, amihez mérjük magunkat – veti fel Balogh Petya. A Cápa számára ez a tanulás, a tudás. Elárulta, hogy nála nem az év vége, hanem az év eleje a tervezés időszaka, ugyanis akkor van a születésnapja. Az élete nagy döntéseit ebben az időszakban, általában a tavasz elején hozza meg, és akkor szokott úgy dönteni, hogy elkezd vagy abbahagy valamit. Minden évben a tavasz kezdetén, a tél végén gondolkozik el azon, hogy az előző év mit hozott, és a következő évektől mit vár el.

A valóság nem mindig olvassa az Excel táblát

Ahhoz, hogy tervezni tudjunk, előbb ismerni kell a vállalkozás főbb számait. Legyél tisztában a számaiddal, legyen egy műszerfalad – írja Biros Levente a Mindig többet adni című könyvében.

Akik legalább kockás papíron, Excel táblában vagy bármilyen informatikai rendszerben naprakészen vezetik az értékesítési adataikat, költségeiket és az árréseiket, naprakészen láthatják cégük eredményének, esetleg eredménytelenségének pontos alakulását. Ennek segítségével jól fel tudják mérni, mikor van szükség áremelésre, mely költségeikre kell a leginkább figyelni. Ha egyszerre több termékük iránt megélénkül a kereslet, akkor ki tudják választani a legtöbb profitot termelőt, és ehhez rendelik a szűkös kapacitásaikat a tervezéskor.

Néha azt hisszük vezetőként, hogy akkor lesz sok a bevételünk, hogyha nagyon nagy számokat írunk be egy Excelbe. Valahogy a valóság ezt nem mindig olvassa. Az nem csinál bevételt önmagában, hogy nagy számokat írtunk – figyelmeztet Balogh Petya. Ezzel szemben abban hisz, hogy hosszú távon az a jó, ha minél többen részt vesznek a tervezésben, akik érintettek, akiknek utána a tervet teljesíteni kell. Ha egy reális terv van kitűzve, amit a magukénak éreznek, akiknek meg kell valósítani, sokkal nagyobb valószínűséggel sikerül elérni.

Három cégépítő, három jótanács

„Szerintem arra figyelni kell, hogy olyan célt tűzzünk ki, ami megvalósítható. A másik pedig, hogy legyen egy olyan átfogó, és nem feltétlenül csak számszaki célunk a szervezetre nézve, ami ha megvalósul, akkor értelmes is. De azt gondolom, hogy a nagy magasztos céljaink mellé csak kellenek számszaki célok is. Tehát valahol az álmainknak a keretét az fogja megadni, hogy megtervezzük a hozzá szükséges erőforrásokat, és azokon a kereteken belül próbáljuk azokat a célokat elérni” – tanácsolja Balogh Petya.

A kkv-k sokkal gyorsabban képesek reagálni, mint a nagyvállalatok – mutat rá Balogh Levente. Ezt kell kihasználniuk. Egy kkv képes elindulni egy éven belül négy-öt próbálkozással is. A Szentkirályinál már minden egyes fejlesztés több milliárd, és legalább egy-két év az előkészítése. Ez a kkv-k előnye, hogy gyorsan tudnak reagálni. Kicsit olyanok, mint a partizánok, akik azért voltak sikeresek, mert rajtaütésszerűen támadtak.

Minden vállalkozónak tisztában kell lennie azzal, hogy lesznek hullámvölgyek, amikre a legelőrelátóbb tervezéssel sem lehet felkészülni. Biros Levente is megtapasztalta ezt, és a Mindig Többet ADNI című könyvében azt is bemutatja, milyen volt csődközelbe kerülni, és hogyan lehet az ilyen, előre nem látható hullámvölgyeken átlendülni.

Amikor jól megy a cégnek, akkor kell odafigyelni, hogy a munkatársak egy jól működő csapattá álljanak össze; a kihívást jelentő időszakokban csakis ez tudja a vállalatot a holtponton továbblendíteni. „Ha az embereket megbecsülöd és elismered, az a válságban is pozitívan fog hatni a cégre” – foglalta össze legfontosabb tapasztalatát Biros Levente.