Az első és legfontosabb információ a témában, hogy rendezvényt szervezni szabad (kivéve egészségügyi dolgozók szakmai rendezvényei), beltéren oltási igazolással, kültéren 500 fő alatt mindenki részt vehet. Étterembe oltási igazolás nélkül lehet beülni asztalfoglalással, nyilván kisebb létszámban, és úgy tűnik ez az a mód amit most decemberben gyakran választanak a cégek. Akinek van lehetősége a saját székhelyén szabadtéren élő eseményt tartani, ott előfordulnak nagyobb létszámú, 100-200 fős események is.  

A Magyarországi Rendezvényszervezők és -Szolgáltatók Szövetsége a tagjai bevonásával igyekezett felmérni a novemberi és decemberi lemondott/átfoglalt rendezvények számát. Általánosságban elmondható, hogy az év végi  időszakra tervezett rendezvényállomány 60-80 százalékát mondták le, ezeknek kevesebb, mint felére tűztek ki új megvalósítási dátumot, illetve nagyjából 10 százalékát tervezik online formában megvalósítani. A konferencialemondások közel harmadát az egészségügyi rendezvények miatti korlátozások teszik ki a céges eseményeknél pedig a járványterjedés miatti aggodalom áll a lemondás hátterében.

Az ügynökségeknél az az általános tapasztalat, hogy nem lemondás volt sok decemberben, hanem a megrendelés volt eleve kevés. Az őszi élő eseménydömping után egy nagyon óvatos év végi érdeklődés indult el, sok ajánlatkéréssel, de kevés szerződéskötéssel. A járvány miatti aggodalom okán, szinte vállalhatatlanul lerövidült a megrendelés és az események közötti idő, gyakran 1-3 hét szervezési idő áll rendelkezésre, ez a megrendelői és ügynökségi oldalra is komoly emberi terhet ró.  

Az ügynökségek most gyakran kapnak kérdést a nagyvállalati oldalról az első negyedév rendezvényszervezési esélyei kapcsán. A nagy cégek, ahol sokat voltak a kollégák home office-ban, ahol a járvány miatt a nyári családi napok és csapatépítők nem valósultak meg, esetleg ősszel szakmai eseményeken találkoztak de aztán az év végi személyes találkozó újra elmarad, nehezen birkóznak meg a belső kommunikációs és partnerkapcsolati (sales) kihívásokkal. Az eseményeknek csapatépítő- és lojalitásnövelő ereje van, erős hatása az employer brandingre és a sales fókuszú szervezetekben a partnerekkel való személyes kötődést erősítik.  

Megfontolandó, az év eleji jellemzően szakmai konferenciák után tervezni egy laza, informális részt, ahol az elmaradt találkozókat pótolni lehet. Az pedig, hogy nem tudjuk, hogy mi lesz és kivárunk, a lehető legnehezebb a teljes rendezvényes iparág számára. Én személy szerint arra bíztatnám azokat akiknek van szándékuk eseményt szervezni, hogy kezdjenek el egy párbeszédet, kérjenek ajánlatot, érezze az ügynökségi és szolgáltatói oldal, hogy milyen célok és tervek vannak, mire számíthatnak a járványadatok javulásakor, hogy lehessen mind gazdasági mind emberi erőforrás szempontjából tervezni legalább a 2022 év első negyedévét.

I Forrás: kreativ.hu