Egyes elemzők azt jósolják, hogy 2021 végére globálisan az összes munkavállaló 20-30%-a már otthon fog dolgozni. Ez pedig új üzleti kultúrát és egyben a tárgyalások új módszereit igénylik. Miközben a virtuális meetingek az üzletmenet megszokott részei lettek, a kompromisszumok is egyértelműek. Az online találkozások megspórolják az utazás idejét, illetve sokkal kényelmesebben tudjuk beilleszteni a napi rutinunkba, miközben a személyes találkozás élményét nem pótolhatják. Sok cégnél az új flexibilis munkarend egyfajta hibrid megoldást jelent, vagyis számosan ismét bentről dolgoznak, sokan maradnak távmunkában, így a korábbi kommunikációs módszerek átalakulnak.

Az együttműködés és interakció egyik meghatározó helyszíne a tárgyaló. Morten Meisner-Jensen, a ROOM társalapítója rengeteg időt töltött azon gondolkodva, hogy a tereket hogyan kell újraformálni ahhoz, hogy a vállalatok dolgozói együttműködhessenek a jelenlegi helyzetben is. A cég egy újfajta moduláris tárgyaló koncepcióját alkotta meg, de előtte megvizsgálták a találkozók alapvető struktúráját és tulajdonságait. Megállapították, hogy a meetingek körülbelül 80 százalékán kevesebb mint négy ember tartózkodik, vagyis a nagy konferencia- és tárgyalótermek létjogosultsága megkérdőjeleződik.

A konferenciatermek méretének csökkentése a kihasználatlan helyek mérséklését is lehetővé teszi, emellett a kisebb tárgyalók az irodai alaprajzokat is sokkal rugalmasabbá tehetik. A ROOM új tárgyalómodellje elfér például egy korábban nem használt sarokban, vagy akár egy széles folyosón is el lehet helyezni. Mivel a társadalmi távolságtartás továbbra is fontos szempont, ezért a nagy tömegsűrűségű helyek helyett kisebb együttműködő tereket érdemes kialakítani.

Bár a járvány véget fog érni, a virtuális tárgyalások szerepe megmarad, ezért olyan tárgyalókra van szükség, ahol mind a személyes, mint a virtuális megbeszélés megtartható. Vannak olyan találkozók, ahol fontos az intimitás, hiszen például csak két fő vesz részt rajta, de sok más találkozó nem igényel tökéletes csendet és elszeparáltságot. Ezért a ROOM több modellt is kínál, amelyek egy része zárt, míg más részük félig nyitott az iroda többi része felé, hogy az eltérő akusztikai igényeket kezelni tudják.

A világítás szintén fontos szempont: a hagyományos fénycsövek kevésbé adnak rólunk kedvező benyomást, ezért a ROOM változtatható megvilágítású tárgyalókat tervezett a fókuszmunkához, illetve az értekezletekhez, valamint a videokonferenciákhoz. A közvetlen fény gyakran túl éles, ezért olyan berendezést telepítettek, amely visszaveri a fényt oly módon, hogy sokkal vonzóbbá tegye a képernyőn a résztvevőket.

A ROOM egy telekonferencia-csomagot is telepített a tárgyalóiba, amelynek célja a személyes beszélgetés árnyalatainak jobb visszaadása – ez jobban teljesít, mint egy webkamera. A szoftver is elég okos ahhoz, hogy menet közben fedélzeti mesterséges intelligenciával és arcfelismeréssel folyamatosan alakítsa a képek minőségét. Ha csak a szoba egyik oldalát használják, a kamera automatikusan beállítja, hogy kizárja az üres területeket.

Meisner-Jensen elmondta, hogy a csapat a Lego-téglákat tekintette inspirációnak, hogy hogyan lehet olyan terméket létrehozni, amely univerzálisan kompatibilis és végtelenül bővíthető. Mivel a tereik engedélyek nélkül könnyen felépíthetők, lehetővé teszik az irodai terek egyszerű átszervezését. Az eredményről pedig a termékekbe beépített kihasználtsági érzékelők adnak visszajelzést.

A bérbeadók ezzel a moduláris megközelítéssel csökkenthetik költségeiket, és kiküszöbölhetik a bérleti tárgyalások gyakran vitatott pontját. Az érzékelő adatok felhasználásával pedig a bérlők segítséget kaphatnak, hogyan alkossák meg a legjobb tereket.

(A hírt a realista.hu oldalán szemléztük | Fotók: ROOM Facebook-oldal)