Most, hogy újra visszaáll az élet, újra kell gondolni a munkahely fogalmát, és az irodáknak kell meggyőznie a munkavállalókat, hogy van értelme bejárni. Interjú Szabó Eszterrel, a CBRE Magyarország munkakörnyezeti stratégiáért és változásmenedzsmentért felelős tanácsadójával arról, mi értelme van még az irodáknak a koronavírus után.

A járvány első hulláma lecsengőben, kezd visszaállni az élet a megszokott kerékvágásba. Melyek most a legnagyobb kihívások, amikkel a munkáltatók szembesülnek az irodák újranyitásánál?

A legnagyobb kihívás, hogy erre a helyzetre nincs precedens, nincs bevált recept, ami alapján lebonyolíthatnák a visszatérést: ezt mindannyian most tanuljuk, a módszerek folyamatos kidolgozás alatt vannak. Bonyolítja a helyzetet a bizonytalanság is. A munkáltató a jelenleg elérhető információk alapján szervezi az irodák újranyitását, de ezek az információk napról napra változnak, így nehezen tervezhető a jövő, főleg azt figyelembe véve, hogy sokan egy újabb hullámot jósolnak az őszi időszakra.

Nehéz helyzet, hogy a legtöbb cégnél nem a helyi vezetés kezében van a döntés: elsősorban az adott ország előírásait kell követni, másodsorban pedig a cég által kiadott globális irányelveket. Ez kommunikációs szempontból is kihívás. A kollégáknak fontos lenne tudni azt, hogy mire számíthatnak, meddig tart az otthoni munkavégzés, mikortól dolgozhatnak újra az irodában, mikortól szervezhetnek meetingeket egymással, vagy akár ügyfelekkel, ezek napi szinten felmerülő kérdések.

Ezek mellett ott vannak természetesen a praktikus kihívások: hogyan tarthatók be az irodákban a higiéniai előírások, alkalmas maga az épület erre? Hogyan lehet megoldani, hogy az előírt távolság be legyen tartva? Milyen gyakran és hogyan kell takarítani? Kötelező-e a maszk viselése az irodában, és ha igen, mikor? Hányan tartózkodhatnak az irodában ahhoz, hogy az elfoglalt munkaállomások között meg legyen az ideális távolság? Amennyiben csak részleges a visszatérés, például a munkavállalók 50 százaléka tartózkodhat egyszerre az irodában, kik jöjjenek először vissza? Legyen ez önkéntes, vagy előírt? Legyen beosztva napok szerint, hogy pontosan kik lehetnek bent?

Ezekre a kérdésekre gyakran a helyi vezetés sem tudja a választ, ezért nehéz megnyugtatni a kollégákat – a bizonytalanságot pedig nehezen tolerálja az emberi természet.

Mivel tudják a munkáltatók könnyíteni a dolgozók „visszaszokását”?

Az elsődleges feltétel az, hogy a kollégák biztonságban érezzék magukat az irodában: fertőtlenítők elhelyezése, napi kétszer eldobható maszk biztosítása, használható asztalok jelzése, tárgyalókban a maximum létszám meghatározása, gyakoribb takarítás, vagy az irodai haladási irány jelzése nyilakkal. Ezt nem elég megvalósítani, fontos erről kommunikálni is, részletesen jelezni a kollégák felé, hogy milyen lépéseket tesz a cég azért, hogy higiénikusabbá tegye az irodát.

Másodszor, figyelembe kell venni a személyes preferenciákat. A CBRE saját maga is azt a protokollt követi, amit ügyfeleinek ajánl: a visszatérés a fokozatos, tehát több hullámban hozzák vissza a kollégákat az irodába (az első néhány hétben csak 20 százalékuk van bent, később 40 százalék, és így tovább), ezért lehetőség van az egyedi igényekre tekintettel lenni, ezek ugyanis nagyon különbözőek lehetnek.

A legjobb, ha a kollégák saját maguk dönthetik el, hogy honnan szeretnének dolgozni. Ehhez természetesen adhatnak nekik irányelveket. Egészségügyileg rizikócsoportban vannak-e ők, vagy akikkel egy háztartásban élnek? Mentális stresszt okoz-e az irodai jelenlét? El tudják-e otthonról hatékonyan végezni a munkájukat? Biztonságosan el tudnak-e jutni az irodába, vagy tömegközlekedést kell használniuk? Ha szülőkről van szó, meg tudják-e oldani a gyerekfelügyeletet? Nagyon sok faktort kell figyelembe venni, és a legnagyobb odafigyelés és szabály betartás mellett is egy bizonyos szinten személyes kockázatot vállal a munkavállaló azzal, hogy közösségbe megy, így ennek a döntésnek a központi szabályozását nem tartom helyesnek.

Mi lesz az új norma a piacon a távmunka tekintetében? Mennyire rugalmasak ebben a cégek?

Nem látok a jövőbe, de azt gondolom, hogy sokkal elfogadottabbá válik a távmunka. Már korábban is sok helyen természetes volt a heti egy-két nap home office, de most szerintem azok a cégek is fel fognak zárkózni, ahol eddig ez nem volt annyira elfogadott. Bebizonyosodott, hogy nagyon sok funkció esetében a hatékonyság nem az irodai jelenléthez kötött, a kollégák ugyanolyan vagy akár magasabb színvonalon teljesítettek, mint eddig. Másrészt azok a munkavállalók is megtapasztalták most a távmunka előnyeit, akik eddig nem dolgoztak otthonról, ezért nagyobb lesz az igényük rá, mint korábban.

Ha ennyire bevált a távmunka, mi szükség van még egyáltalán irodákra?

Mindamellett, hogy a home office műfaja bizonyított ebben a nehéz időszakban, még mindig fontos lesz az iroda:

az a tér, ahol a kreatív gondolatok születnek egy-egy műhelymunkából, ahol tapasztaltabb kollégák mentorálják a pályakezdőt vagy ahol éppen a céges kultúra meg tud valósulni. Sokaknak az iroda adja meg annak a lehetőségét is, hogy el tudja választani a munkát a magánélettől.

Természetesen vannak kivételek, akiknek elengedhetetlen az irodai jelenlét, vagy azért, mert valamilyen speciális eszközre van szükségük, esetleg nagy helyigényű papírmennyiséggel dolgoznak, vagy akár azért, mert az otthoni környezetük nem ideális a munkavégzéshez.

Hogyan kell újragondolni a munkakörnyezetet?

Át kell gondolni az irodatér elsődleges funkcióját. Sokáig ez az önálló munkavégzés volt, bár az utóbbi években egyre nagyobb jelentősége lett a kollaborációnak is, akár személyesen, akár virtuálisan. Egyre világosabb, hogy az önálló munkavégzéshez – amennyiben megfelelő munkakörülményeket tud kialakítani otthon – a munkavállalóknak nincs szüksége irodai jelenléthez. Sőt, valójában árthat is neki, egy irodában több a zavaró tényező, mint egy otthoni dolgozószobában. A CBRE otthoni munkavégzést kutató felméréséből is kiderült, hogy ezt felismerték a munkavállalók, viszont az is, hogy leginkább a kollégákkal való beszélgetések hiányoznak és a közös munka.

Ezért gondolom azt, hogy a jövőben az irodatér sokkal kollaboratívabbá fog válni. Egy ideális irodában a közösségi terek lesznek az előtérben: sok, különböző méretű és konfigurációjú tárgyalók (formális vagy kreatív), közösségi terek, kollaboratív bútorok. Az irodai tér feloszlásában látom a változást: kevesebb tér lesz a munkaállomásoknak a kihasználtság érdekében (például hat munkaállomás tíz munkavállalónak), viszont sokkal több tér lesz a közös munkára, feltételezve azt, hogy a kollégák ebből a célból járnak be az irodába.

A technológiában is nagy előrelépést várok, hogy a különböző virtuális kollaborációs szoftverekkel még akadálymentesebb legyen a távmunka. Miután az otthoni munkavégzés ott van mint alternatíva, az irodának olyan megoldásokat kell kínálnia, ha be akarja csalogatni a munkavállalót, amelyekhez nincs hozzáférése otthon: csúcstechnológiák, modern irodatér, kreatív bútormegoldások.

Egy olyan helyet kell felmutatni, ahol élmény dolgozni.

Ehhez kapcsolódik még az otthoni munkakörnyezet. Amennyiben a munkáltató ösztönözni fogja a gyakori távmunkát, és a munkavállalók igénylik is ezt, minden cégnek el kell döntenie, hogy milyen mértékben biztosítja ennek a feltételeit: tud-e otthonra ergonomikus széket adni, monitort, vagy akár extrém esetben hozzájárulni a rezsi költségekhez).

Az ingatlanpiacon belül irodapiacon mire lehet számítani, milyen maradandó következményei lesznek a mögöttünk álló három hónapnak?

Nehéz megjósolni, de mindenképpen az óvatosság lesz jellemző a piaci szereplőkre, főleg amíg nem lesz széles körben elérhető mindenki számára a vakcina. Ebben az időszakban kevesebben mernek majd hosszú távú pénzügyi elköteleződést vállalni, és nehéz lesz olyan megállapodásokra jutni, amelyek megfelelő biztonságérzetet adnak mindkét oldalnak. Ami biztos, hogy felértékelődnek majd egy-egy épület olyan tulajdonságai, amelyek hozzájárulnak egy maximálisan higiénikus, egészség központú irodai tevékenységhez, mint a megfelelő légberendezések, tágas, rugalmasan alakítható terek, ahol nem lesz túlzsúfoltság, és a gyakori fertőtlenítés.

(Forrás: forbes.hu)