Ahogy annak idején az internet és az email-, úgy a közösségi média használatát is fontos valamilyen szabályzat formájában rögzíteni. Az egyik lehetséges módszerelőre, “felülről” szabályozni minden lehetséges problémát  – ilyen például az IBM alapos, de igen kimerítő iránymutatása-, vagy lehetséges menet közben, a felmerülő problémák figyelembevételével megalkotni a szabályzatot.

Akárhogy is készül a közösségimédia-szabályzat, van néhány pont, amiket mindenképpen érdemes szem előtt tartani. A közösségi média egyik legelismertebb fóruma, a Mashable a következőket javasolja:

1. Bevezetésképpen el kell magyarázni, mi is a szabályzat célja

Az olvasónak / falhasználónak már a bevezetőben meg kell érteniük, mi is a haszna annak, ha elolvassák a szabályzatot.

A hagyományos tiltás és a különböző szankciókkal való fenyegetés helyett érdemesebb azt hangsúlyozni, hogyan kell a  közösségi médiát úgy használni, hogy a munkáltató és a dolgozó egyaránt boldog legyen.

2. A következmények viselése

Az, hogy bárkinek joga van szabadon  kifejezni magát a weben nem jelenti azt, hogy következmények nélkül lehet értelmetlenségeket írogatni. Tudomásul kell venni, hogy amikor valaki egy cég dolgozójaként ír, akkor nem csak ő felelős a leírtakért. (Általában a “józan ész” használata elegendő az értelmetlen megnyilvánulások kiküszöböléséhez.)

3. Hitelesség

A saját név, cégnév, beosztás feltüntetése fontos. Az emberek (vásárlók, ügyfelek) tudni akarják, kivel állnak szemben.

4. Ki a közönség?

Blogírás, vagy a twiterezés közben tudatában kell lenni, hogy az ügyfelek, a konkurencia, a potenciális munkavállalók (és persze a főnökök) is olvashatják a bejegyzéseket. Egyik csoportot sem szabad megsérteni, elriasztani.

5. A józan ítélőképesség gyakorlása

A munkáltatónak joga van monitorozni a közösségi hálózatokat és munkaidőn kívül is figyelemmel kísérni munkavállalói viselkedését. Kerülni kell tehát az olyan megnyilvánulásokat, amiket a munkahelyen sem látnának szívesen. A rasszista és más szélsőséges megnyilvánulások a legtöbb munkahely számára nem tolerálhatók.

6. A közösség koncepciójának megértése

A közösségek lényege a tagok közti kölcsönös támogatás. A közössé tagjainak meg kell tanulniuk hogyan tarthatják egyensúlyban a személyes és a szakmai információkat, illetve azt a szerepet, amit az átláthatóság játszik a közösségépítésben. (A közösség nem a versengés, inkább a kapcsolatépítés, segítségnyújtás terepe.)

7. A szerzői jogok tiszteletben tartása és korrekt használata

Bár nyilvánvalónak tûnik, de akkor is érdemes hangsúlyozni, hogy mindig fel kel tüntetni, ha mások munkáját használjuk. Ez persze nem elég: Idejében, még a publikálás előtt tisztázni kell, hogy van-e ehhez jogosultságunk.

8. A bizalmas és védett információk kezelése

Az átláthatóság nem azt jelenti, hogy közzé kell tenni a vállalat legféltettebb titkait. A probléma nem a legnyilvánvalóbb, egyértelmû helyzetekkel van. A közösségi médiában résztvevő dolgozóknak meg kell érteniük miről szabad beszélniük és miről nem. Minél világosabban és egyértelmûbben foglalkozik ezzel a szabályzat, annál átláthatóbb lesz a helyzet a dolgozók számára is.

9. Értékek bevitele

Hosszú távon azok sikeresek a közösségi hálózatokban, akik valamilyen értéket nyújtanak követőiknek. Ez az érték azonban nem ütközhet a fenti pontokban leírtakkal.

10. A közösségi média és a termelékenység

Tiltani vagy engedni kell a közösségi hálózatok használatát a munkahelyeken? A tapasztalatok szerint a teljes tiltás nem vezet eredményre. A legtöbb munkavállaló – a telefonhoz és az email használatához hasonlóan – itt is megtalálja a helyes arányt. Ehhez azonban az szükséges, hogy a feladatok kiadása és azok számonkérése egyértelmû legyen. Olyan munkakörökben, ahol az ügyfelekkel folytatott kommunikáció áll a középpontban, a közösségi média újabb, kiegészítőt csatornákat jelenthet.

----------------------

 

Pécsi Ferenc
http://soreo.biz