A munkáltató alapvető kötelezettsége az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeinek megteremtése [a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 51. § (4) bekezdés]. A munkahely klímája tekintetében sincs ez másképp, külön rendelet, nevezetesen a munkahelyek munkavédelmi követelményeinek minimális szintjéről szóló 3/2002. (II. 8.) SzCsM-EüM együttes rendelet (Rendelet) a munka jellegétől függően rögzíti a léghőmérséklet hideg évszakban biztosítandó tartományát. Ez szellemi munka esetén 20–22 fok, könnyű fizikai munka esetén 18–20 fok, közepesen nehéz fizikai munka esetén 14–18 fok, nehéz fizikai munka esetén pedig 12–14 fok közé esik [Rendelet 2. sz. melléklet]. Az elfogadható hőmérséklet ránézésre igen alacsonynak tűnik, azonban egy nagy telephely vagy irodaház befűtése még ilyen feltételek mellett is jelentős költségekkel járhat. Ha a munkáltató szeretné ezeket a kiadásokat csökkenteni és a tevékenysége természeténél fogva erre lehetősége is van, akkor ezt különböző munkajogi megoldásokkal megteheti.

Az irodai dolgozók esetében – ha munkájukat otthonról is tudják végezni – lehetőség van arra, hogy a munkáltató otthoni (vagy legalábbis a munkahelytől eltérő helyen való) munkavégzést rendeljen el. Ilyenkor a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatásról beszélünk, ugyanis a dolgozó ideiglenesen nem a szerződésében meghatározott munkahelyen, hanem otthon dolgozik. Fontos, hogy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás időtartama naptári évenként összesen a 44, beosztás szerinti munkanapot vagy a 352 órát nem haladhatja meg [Mt. 53. § (2) bekezdés]. Ha a munkáltatónak lehetősége van arra, hogy a munkahelyet vagy irodát a hidegebb hónapokra bezárja és a dolgozókat „hazaküldje”, akkor ez a lehetőség – a vonatkozó szabályok betartása mellett – alkalmas lehet a fűtéssel felmerülő költségek csökkentésére.

Más a helyzet azonban akkor, ha a munkáltató tevékenysége vagy a munka jellege nem teszi lehetővé azt, hogy a dolgozók otthonról végezzék munkájukat (pl. vendéglátás, gyári munka). Ez esetben lehetőség van a szabadságok ütemezésére. Ha a munkáltató tudja, hogy a megrendelések vagy egyéb gazdasági szempontok alapján a decemberre vagy januárra egyes munkafolyamatok leállhatnak, akkor a szabadság ütemezésében is gondolkodhat. A szabadságot a dolgozó előzetes meghallgatása után a munkáltató adja ki a saját döntése szerint [Mt. 122. § (1) bekezdés]. Ez alól pusztán 7 munkanap kivétel, ezt ugyanis a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni [Mt. 122. § (2) bekezdés]. Ha az alapszabadsággal (vagyis 20 nappal) számolunk, akkor is lehetőség van arra, hogy 13 munkanapot a téli hónapokban adjon ki a munkáltató, ez pedig legrosszabb esetben is két hét, az ünnepnapokat figyelembe véve pedig még több is lehet. Ez azt jelenti, hogy ha jól sáfárkodik a munkáltató a szabadságokkal, akkor legalább két hetet fel tud szabadítani, ezzel is csökkentve a rezsiköltségeket. A szabadság kiadása kapcsán azonban fontos betartani az alapvető előírásokat, vagyis a szabadság kiadásának időpontját a dolgozóval legkésőbb a szabadság kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell [Mt. 122. § (4) bekezdés].

Ha a munkáltató hosszabb időre kényszerül „bezárásra”, akkor arra is lehetősége van, hogy fizetés nélküli szabadságban egyezzen meg a munkavállalókkal. Fontos azonban, hogy ilyenkor nem munkavállalói kérelemre történő fizetési szabadságról beszélünk, hanem a felek megállapodásán alapulóról. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatónak és a dolgozónak megállapodást kell kötniük a fizetés nélküli szabadság részleteiről, javasolt meghatározni annak összes körülményét, így például azt, hogy mikor kell a dolgozónak újra munkába állnia. Természetesen ez a helyzet nem a legideálisabb a dolgozó számára, hiszen fizetést ebben az időszakban nem kap, így a munkáltatónak – feltéve, ha a munkaviszony fenntartása a célja – érdemes ezt valamilyen módon kompenzálni.

Magától értetődő, de érdemes felhívni a figyelmet arra is, hogy a rezsiköltségek csökkentésének nem megfelelő módja az, ha a munkáltató nem tartja be a munkavédelmi előírásokat és nem biztosítja a megfelelő munkavégzési hőmérsékletet. Ez ugyanis nemcsak munkavédelmi hatósági ellenőrzés során vonhat maga után szankciókat, de ha emiatt a dolgozó megbetegszik, akkor azért is felelni fog a munkáltató. Célszerű már a tárgyév elején gondolni a hideg időszakokra és olyan megoldásokat keresni, amelyek a munkavállalók számára is elfogadhatók és a munkáltató számára is előnyösek, különösen, ha a költségek csökkentése a céljuk.

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. tv. (Szja. tv.) értelmében a munkáltató a távmunkaszerződés alapján munkát végző munkavállalónak a távmunkavégzéssel összefüggésben egyösszegű költségtérítést, úgynevezett „rezsiátalányt” fizethet. Havonta legfeljebb az adóév 1. napján érvényes havi minimálbér 10 százalékának megfelelő összeg adható ezen a jogcímen. A rezsiátalány egy igazolás nélkül elszámolható tétel, vagyis a munkavállalónak a távmunkával kapcsolatban felmerült költségeit a munkáltató felé semmilyen módon nem szükséges igazolnia.